Sprachleitbild und Schreibregeln
Weil Sprache so wichtig ist, empfehle ich Ihnen als Unternehmen oder Institution, eine einheitliche Sprache zu definieren und zu pflegen: eine Corporate Language oder Unternehmenssprache. Ein einheitlicher Wortschatz, eine bestimmte Tonalität und ein gewisser Stil prägen die Identität – die Corporate Language ist somit neben dem Corporate Design und dem Corporate Behaviour ein nicht zu unterschätzender Bestandteil der Corporate Identity.
Für Mitarbeitende ist es eine Erleichterung, wenn verbindliche Richtlinien für den Gebrauch der Sprache im Unternehmen existieren. Ein Sprachleitbild ist deshalb vor allem ein Arbeitswerkzeug – eines mit vielen Vorteilen:
Es erhöht die Glaubwürdigkeit und unterstreicht die Professionalität des Unternehmens.
Es gewährleistet Genauigkeit und Verständlichkeit sämtlicher Texte.
Es reduziert Kommunikationspannen, Missverständnisse und Fehlerhäufigkeit.
Es hilft Kosten einzusparen, da aufwändige Recherche-, Korrektur- und Nachbesserungsarbeiten entfallen.
Es erhöht mit verbindlichen einheitlichen Begriffen die Trefferquote in Texten für das Internet und ist somit ein Erfolgsfaktor.
Richtlinien für Sprachleitbild
Einige ausgewählte Richtlinien als Beispiel:
Ein Sprachleitbild regelt die einheitliche Schreibweise des Unternehmensnamens, der Produkt- und Markennamen sowie der Funktions- und Abteilungsbezeichnungen. Es macht eine Aussage zur Rechtschreibung nach einem der anerkannten Nachschlagewerke (in den meisten Fällen Duden) sowie ob es sich der neuen deutschen Rechtschreibung verpflichtet und welche Ausnahmen davon gelten. Es legt fest, welche Begriffe, Fachausdrücke, Formulierungen verbindlich einzusetzen oder zu vermeiden sind. Am besten erstellt man dazu eine Unternehmensterminologie. Schliesslich bestimmt das Sprachleitbild im Idealfall die Tonalität, mit der das Unternehmen kommuniziert. Alles zusammen führt zu einem unverwechselbaren, eigenen Stil, mit dem das Unternehmen auch sprachlich wahrgenommen wird.
Es empfiehlt sich, Abkürzungen nur zu verwenden, wenn sie allgemein bekannt sind wie AGB, CEO, KMU oder PC. In allen anderen Fällen müssen Abkürzungen bei der ersten Nennung im Text erklärt werden.
In Auflistungen und Tabellen: Abkürzung verwenden
Bei Abkürzungen aus mehreren Wörtern Abstand setzen
> z. B.; z. T.; d. h.; u. a.
Im Lauftext: Begriff ausschreiben
> beziehungsweise für bzw.; zum Beispiel für z. B.; das heisst für d. h. oder unter anderem für u. a.; ebenso Kilogramm für kg, Meter für m, Franken für CHF etc.
Steht eine Abkürzung mit Punkt am Satzende, entfällt der Schlusspunkt.
Anführungszeichen zeichnen entweder die direkte Rede aus oder sie heben Wörter oder Teile eines Satzes hervor. Im Schweizer Hochdeutschen verwendet man die „typografischen Anführungszeichen“ oder das «Guillemet» und zwar wie hier mit den Spitzen nach aussen.
Für Anführungen innerhalb eines angeführten Satzes werden die einfachen ‚Anführungszeichen‘ beziehungsweise ‹Anführungszeichen› gesetzt.
Ohne Schlusspunkt: bei Einzelwörtern und unvollständigen Sätzen
Mit Schlusspunkt: bei vollständigen Sätzen und mehreren Sätzen
Kommt in einer Aufzählung beides vor, sollte man sich der Einheitlichkeit halber dafür entscheiden, entweder immer einen Punkt zu setzen oder immer wegzulassen. Am besten ist, sich pro Aufzählung für eine konsequente Schreibweise mit vollständigen/unvollständigen Sätzen zu entscheiden und nicht beide Satzarten zu mischen.
Die Auslassungspunkte kennzeichnen ein weggelassenes Wort oder einen weggelassenen Teilsatz und werden als Dreipunkt gesetzt. Ersetzen sie einen Wortteil, sind sie ohne Abstand zu setzen. Ersetzen sie hingegen einen Satz oder Satzteil ist ein Abstand zu setzen. Stehen die Auslassungspunkte am Schluss eines Satzes, entfällt der Schlusspunkt. Ausrufe- und Fragezeichen folgen ohne Abstand auf die Auslassungspunkte.
An Auszeichnungen anschliessende Satzzeichen werden ebenfalls ausgezeichnet, also ebenfalls fett, kursiv, farbig gesetzt oder unterstrichen.
Man unterscheidet zwischen Bindestrich (Divis) und Gedankenstrich (Halbgeviertstrich). Das Divis ist kürzer und wird verwendet als:
Bindestrich > Rechtschreibe-Regelwerk
Ergänzungsstrich > Damen- und Herrengarderobe
Worttrennungszeichen > Text-dienst-leis-tung
Der Halbgeviertstrich ist länger und wird verwendet als:
Gedankenstrich mit je einem Leerzeichen davor und danach, um in einem Satz einen neuen Gedanken anzukündigen > manche lieben es scharf – und manche nicht
Bis- und Streckenstrich ohne Leerzeichen > 17.00–18.00 Uhr; Luzern–Zürich
Nullrappenstrich > CHF 15.–
Strich für fehlende Werte in einer Tabelle > –
In Auflistungen und Tabellen: achtstellig schreiben > 01.01.2015; 31.12.2015
Im Lauftext: Monat ausschreiben, Jahreszahl vierstellig schreiben > 1. Januar 2015; 31. Dezember 2015
Wenn im Duden nicht anders aufgeführt, werden Fremdwörter im Allgemeinen eingedeutscht, das heisst, sie werden nach den Regeln der deutschen Rechtschreibung geschrieben.
Faustregeln:
Als Erstes die Ausnahme: Zusammensetzungen aus englischen Wörtern, die im Duden nicht aufgeführt sind, werden nicht eingedeutscht, sie werden ohne Bindestrich und gross geschrieben > Digital Native, Digital Publisher, aber: Account-Manager, Desktop-Publishing (Duden-Schreibweise).
Tritt ein deutsches Wort hinzu, wird der Begriff wie im Deutschen durchgekuppelt > Video-on-Demand-Kunde, Digital-Publisher-Ausbildung.
Verbindungen zwischen einem Fremdwort und einem deutschen Wort werden zusammengeschrieben, wo der fremdsprachige Begriff allgemein bekannt ist > Marketingmanager, Internetadresse, Orthografieregeln; ansonsten wie unter Punkt 2 kuppeln > Website-basiert, Online-Magazin, Start-up-Unternehmen.
Geschlecht eines Fremdworts im Deutschen: Falls im Rechtschreibe- beziehungsweise im Fremdwörter-Duden nicht aufgeführt, wird das Geschlecht des entsprechenden deutschen Wortes verwendet > der Fair Value (der Wert), das Joint Venture (das Gemeinschaftsunternehmen). Alle Wörter mit derselben Endung erhalten das gleiche Geschlecht; -ing: das Testing, das Surfing; -ion: die Applikation, die Imitation.
Wenn im Duden nicht anders aufgeführt, enden männliche oder sächliche fremdsprachige Begriffe im Genitiv auf -s: der Beschluss des Managements, des Boards; die Traktandenliste des Meetings.
Fremdwörter sind sparsam zu verwenden. Nach Möglichkeit den deutschen Begriff einsetzen. Ausnahme: Wenn ein Fremdwort in der deutschen Sprache etabliert ist oder geläufiger/präziser als der deutsche Begriff.
Ohne Schlusspunkt: bei Einzelwörtern und unvollständigen Sätzen
Mit Schlusspunkt: bei vollständigen Sätzen und mehreren Sätzen
Für Länderabkürzungen den internationalen ISO-Code verwenden:
CH = Schweiz
DE = Deutschland
FR = Frankreich
GB = Grossbritannien
IT = Italien
In Auflistungen und Tabellen: Abkürzung verwenden
Im Lauftext: Begriff ausschreiben
Ausser bei den eigenen Firmen-, Marken- und Produktnamen Schreibweise ausschliesslich journalistisch. Das heisst leserfreundlich, orthografisch und grammatikalisch korrekt und nicht der Werbe- und Marketingsprache gehorchend, zum Beispiel ohne Bindestrich, wo einer hingehörte, oder mit Satzzeichen/Majuskeln mitten im Wort etc. Die Namen sind weder in durchgehenden Gross- noch Kleinbuchstaben und auch nicht in Logoschrift zu schreiben: Swisscom, nicht: swisscom; die Post, nicht: DIE POST etc. Und sie werden gekuppelt: die Migros-Produkte, nicht: die Migros Produkte; der IWC-Hauptsitz, nicht: der IWC Hauptsitz etc.
Mehrteilige Firmen- und Markennamen bilden eine feste Einheit, die nicht durch Zeilenumbruch getrennt werden sollte.
Personennamen immer mit Vornamen und Nachnamen aufführen und keine Initialen verwenden. Personennamen bilden ebenso eine Einheit und sind nicht durch Zeilenumbruch zu trennen.
Der Schrägstrich fasst Wörter oder Zahlen zusammen und ist in der Regel ohne Abstand zu setzen > Winter 2014/2015; Anfang/Ende der Vorführung.
Es kann jedoch sinnvoll sein, Leerzeichen zu setzen, etwa wenn der Schrägstrich Wortgruppen oder Sätze trennt.
Streckenangaben werden mit dem Gedankenstrich dargestellt. Ohne Zwischenraum zwischen Strich und Ortsbezeichnung. > Zürich–Bern; Aarau–Luzern etc.
Auch als Zeichen für «bis» und «gegen» findet der Gedankenstrich Anwendung. Als Ersatz für «bis» wird er ohne Zwischenraum gesetzt > Mittwoch–Freitag, 14.00–16.00 Uhr; als Ersatz für «gegen» mit Zwischenraum > FC Zürich – FC St. Gallen.
Das &-Zeichen wird in der deutschen Sprache nur für Firmennamen, für Abteilungs-, Bereichs- und Funktionsbezeichnungen sowie für Überschriften und in der Werbesprache gebraucht. Ansonsten und im Lauftext wird «und» ausgeschrieben und falls abgekürzt, dann so: u.
Uhrzeitangaben können mit einer Ziffer für Stunden und zwei für Minuten oder je zwei Ziffern für Stunden und Minuten angegeben und mit einem Punkt oder Doppelpunkt getrennt werden. Dazu gehört die Bezeichnung «Uhr».
> 8.30 Uhr oder 8:30 Uhr; 08.30 Uhr oder 08:30 Uhr.
Empfehlung: Nur mit Punkt abtrennen, da weniger umständlich beim Tastaturschreiben.
«h» für Uhrzeitangaben ist nicht zulässig, da «h» aus dem Englischen stammt. Es steht für «hours» und bezeichnet somit die Stunde. «08.30 h» bedeutet demzufolge acht Stunden und 30 Minuten.
Für Währungsabkürzungen ebenso den internationalen ISO-Code verwenden:
CHF = Schweizer Franken
EUR = Euro
GBP = Pfund Sterling
USD = US-Dollar
Im Lauftext: eins bis zwölf ausschreiben, ab 13 Ziffern benutzen
Ausnahme: In Texten für die Finanzberichterstattung oder in sehr zahlenhaltigen wissenschaftlichen Texten alle Zahlen in Ziffern schreiben. Auch wenn Zahlen innerhalb eines Textes verglichen werden, sind sie in Ziffern zu schreiben.
Beträge/Währungen
Im Lauftext: Währungen in der Regel ausschreiben > 50‘000 Franken, 70 Millionen Franken, acht Milliarden Euro.
Ausnahme: In Texten für die Finanzberichterstattung Abkürzungen verwenden, und zwar vor der Summe gesetzt: CHF 50‘000, CHF 70 Mio., EUR 8 Mia.
Dezimalstellen
Dezimalstellen mit Komma abtrennen
Ausnahme: bei Beträgen mit Währungen Punkt verwenden
Jahreszahl
Die Jahreszahl ist immer vierstellig und ohne Präposition zu setzen oder mit der Fügung «im Jahr» + Jahreszahl > 2014 wurde die neue Strategie verabschiedet > Im Jahr 2014 wurde die neue Strategie verabschiedet.
Tausendertrennung
Mehrstellige Zahlen sind entweder durch einen Abstand oder ein Tausendertrennzeichen in jeweils drei Ziffernstellen zu gliedern.
Auflistungen und Tabellen: Zahlen ab vier Ziffern gliedern
Lauftext: Zahlen erst ab fünf Ziffern gliedern (gilt nur für die Dreiergliederung mit Leerzeichen)
Zahl und Einheit
Zahl und Einheit wie Beträge und Währungen oder Anzahl und Masseinheit bilden feste Einheiten, die nicht durch Zeilenumbruch getrennt werden sollten.